1. Xác định loại hợp đồng và các quy định pháp luật liên quan

• Xác định loại hợp đồng để áp dụng pháp luật phù hợp, như:
  • Bộ luật Dân sự 2015
  • Luật Thương mại 2005
  • Các quy định luật chuyên ngành có liên quan .

2. Kiểm tra năng lực chủ thể ký hợp đồng

• Đối với cá nhân: cá nhân ký hợp đồng phải có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự theo quy định.
• Đối với tổ chức:
  • Kiểm tra tư cách pháp nhân (giấy phép kinh doanh, con dấu, v.v.).
  • Kiểm tra người đại diện pháp luật/người đại diện uỷ quyền ký hợp đồng (chức danh, giấy ủy quyền, thẩm quyền ký kết…..).
• Xác minh chữ ký và con dấu trên hợp đồng.
• Kiểm tra giấy phép đủ điều kiện kinh doanh đối với một số lĩnh vực: vận tải, tài chính, kế toán, luật, ngân hàng………

3. Kiểm tra nội dung hợp đồng

• Đối tượng của hợp đồng: Mô tả rõ ràng, chi tiết đối tượng (hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ, chất lượng, bảo hành, tỷ lễ miễn trừ ….. ); Đảm bảo không vi phạm pháp luật hoặc điều cấm.
• Giá cả, thanh toán: Thoả thuận giá cả phù hợp, rõ ràng, cố định hay thay đổi; Kiểm tra phương thức thanh toán, thời hạn, và các điều kiện thanh toán
• Thời hạn thực hiện hợp đồng: Kiểm tra thời hạn hợp đồng, thời điểm có hiệu lực và các điều kiện gia hạn, kéo dài thời hạn.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên : cần bảo đảm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ để không vi phạm hợp đồng.
• Vận chuyển: xác định các hình thức vận chuyển và chi phí mỗi bên, thời điểm chuyển rủi ro; quy trình kiểm tra hàng hoá và khiếu nại nếu có.
• Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: Điều khoản này cần tuân thủ Luật Thương mại (mức phạt tối đa là 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm), nghĩa vụ thông báo cho nhau biết về việc vi phạm.
• Chấm dứt hợp đồng/huỷ bỏ hợp đồng: Kiểm tra các quy định về các điều kiện, hoàn cảnh chấm dứt hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, hậu quả pháp lý và trách nhiệm của các bên.
• Bất khả kháng/hoàn cảnh khó khăn : quy định rõ các trường hợp bất khả kháng, hoàn cảnh khó khăn để miễn trừ nghĩa vụ cho nhau, đồng thời xác định các bên cần làm gì để giảm thiểu rủi ro.
• Kiểm tra điều khoản phụ: kiểm tra các điều khoản bổ sung có bảo vệ quyền lợi của các bên hay không (các biện pháp bảo đảm, bảo hành hàng hoá, bảo hiểm hàng hoá, bảo mật thông tin, v.v.).
• Tranh chấp: Quy định rõ lựa chọn trọng tài thương mại hay toà án, các điều khoản trọng cần viện dẫn chính xác theo quy chế trọng tài của trung tâm trọng tài; xem xét địa điểm, luật áp dụng…

4. Xem xét và lưu giữ các tài liệu liên quan hợp đồng : Kiểm tra và lưu trữ các tài liệu, chứng từ đi kèm hợp đồng

• • Giấy phép kinh doanh, giấy phép điều kiện, giấy phép hành nghề
  • Phiếu đặt hàng, thoả thuận nguyên tắc, biên bản giao nhận, tài liệu chứng minh nguồn gốc tài sản….

5. Hình thức hợp đồng: Xác định hình thức hợp đồng văn bản, công chứng, hoặc các hình thức khác phù hợp pháp luật.

Lưu ý quan trọng:

– Trong suốt quá trình ký và thực hiện hợp đồng cần phải lưu trữ hợp đồng và các chứng từ, tài liệu liên quan quá trình thực hiện hợp đồng để làm căn cứ chứng minh khi xảy ra các tranh chấp; Lưu lại chữ ký, bút tích, xác nhận giữa hai bên bằng email, văn bản.

GLOBALINK LAW FIRM