1. Quy định về lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

Căn cứ theo Điều 88 Luật xây dựng 2014 quy định về lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như sau:

1. Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. Nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.
2. Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do người quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật.
3. Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
4. Chính phủ quy định chi tiết về lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng”

Theo điều luật trên, trách nhiệm của chủ đầu tư là lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình; trách nhiệm của nhà thầu là lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện; trách nhiệm của người quản lý là lưu trữ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng. Các hoạt động trên phải được thực theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng trong quản lý và sử dụng thông tin

2. Quy định về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình

   Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về lập và lưu trữ hồ so hoàn thành công trình như sau:

   1. Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định này trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
   2. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
   3. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
   4. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
   5. Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3. Thời hạn nộp hồ sơ cho Lưu trữ cơ quan

Theo khoản 5 Điều trên, thời hạn nộp hồ sơ lưu trữ của công trình xây dựng được quy định theo Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

   a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

   b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.”

Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng vào Lưu trữ cơ quan là 3 tháng kể từ ngày quyết toán hoặc trong 1 năm kể từ công việc kết thúc. Trường hợp dơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

4. Vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ

Căn cứ theo Điều 21 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định về mức xử phạt các vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

   a) Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ đồ án quy hoạch xây dựng theo quy định;

   b) Không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng hoặc lưu trữ không đầy đủ danh mục tài liệu theo quy định.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc thực hiện việc lưu trữ hoặc bổ sung đầy đủ danh mục tài liệu lưu trữ với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này.”

Như vậy, quy định không thể coi nhẹ việc lưu trữ hồ sơ trong lĩnh vực xây dựng. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý và sử dụng công trình xây dựng một cách hiệu quả và bền vững.

Trách nhiệm của việc lưu trữ hồ sơ đồ án quy hoạch xây dựng là vô cùng quan trọng. Đối với chủ đầu tư, đảm bảo rằng các hồ sơ này được lưu trữ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp họ tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ hữu ích trong việc quản lý và bảo dưỡng công trình sau này. Bằng cách này, họ có thể dễ dàng tham khảo và sử dụng thông tin để tiến hành các bản cập nhật, sửa chữa hoặc mở rộng công trình một cách hiệu quả.

5. Thời hiệu xử phạt vi phạm về lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng

Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 05/2022/NĐ-CP quy định về thời hạn xử phạt vi phạm hành chính như sau:

“1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 01 năm đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, sản xuất vật liệu xây dựng.

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 02 năm đối với hoạt động xây dựng, quản lý, phát triển nhà.

…”

Từ đó, thời hiệu xử phạt đối với chủ đầu tư khi vi phạm không lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng là 1 năm và có thể kéo dài đến 2 năm. Sự kéo dài của thời gian xử phạt này không chỉ là một cảnh báo đối với chủ đầu tư về sự nghiêm trọng của việc vi phạm mà còn là một cơ hội để họ điều chỉnh hành vi và thiết lập các hệ thống lưu trữ thông tin hiệu quả hơn. Đồng thời, nó cũng là một lời nhắc nhở cho các chủ đầu tư khác về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định và bảo vệ tính minh bạch và sự đáng tin cậy trong lĩnh vực xây dựng.

_____________________________

Chuyên viên: Trần Xuân Sang

Trên đây là toàn bộ phần trả lời của đội ngũ chuyên viên pháp lý Globalink gửi đến anh/chị

Globalink hi vọng đã phần nào giúp cho anh giải quyết được vấn đề ban đầu. Trong trường hợp anh/chị hoặc độc giả khác vẫn còn nhiều thắc mắc khác, xin vui lòng liên hệ đội ngũ luật sư Globalink qua thông tin:

Số điện thoại Hotline: 0908.173988 – Th.S LS Vũ Quyết Tiến

Email: Tienvu.globalinklaw@gmail.com

Hoặc đến trụ sở Công ty: 67/4 Hoàng Hoa Thám, phường 6, quận Bình Thạnh, TP.HCM để được chúng tôi tư vấn và hướng dẫn cụ thể hơn.